Agent(e), Recouvrement et facturation

Pourquoi choisir Stikeman Elliott

• Reconnu comme l'un des Employeurs de choix au Canada depuis 2009.
• Rémunération attrayante et révision salariale annuelle.
• Gamme complète d'avantages sociaux pour les employés, comprenant :
  • des comptes de dépenses pour les frais de mieux-être;
  • un programme de cotisations de REER;
  • l'accès à la télémédecine 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7; et
  • un programme de formation continue.
• Environnement de travail inclusif et encourageant.
• Espaces de bureaux bien aménagés avec un agencement soigneusement conçu qui maximise la lumière naturelle et offre des vues sur le centre-ville de Montréal.
• Environnement de travail hybride et bureau accessible par métro, bus et train.

Description de poste : Le/la titulaire du poste sera coresponsable pour le recouvrement des comptes clients et la comptabilisation des opérations de facturation.

Supérieur immédiat : Ce poste relève de la directrice des finances

Responsabilités clés :

Recouvrement : Agent de liaison clé entre les intervenants et les clients dont l'objectif est de contribuer au recouvrement et à la résolution de problèmes

• Analyse mensuellement les rapports sur les comptes débiteurs, les envoie aux avocats et examine les plans d'action individuels.
• Examine mensuellement les progrès et les risques éventuels du recouvrement avec la directrice des finances et propose des solutions qui conviennent aux profils des clients.
• Fait le suivi avec les clients au sujet du paiement de leurs factures en souffrance et répond à toutes les demandes.
• Remet des rapports aux intervenants sur demande, notamment au sujet du temps, des TEC, des fonds en fidéicommis et de l'encaisse.
• S'occupe de la coordination interne entre les équipes de la facturation électronique, de la facturation et du traitement des paiements, ainsi qu'avec les adjoint(e)s juridiques et les adjoint(e)s à la facturation afin de régler les problèmes de facturation des clients.
• Établit et maintient de solides relations de travail et joue un rôle crucial de facilitateur entre les différents intervenants.
• Produit, interprète et présente des rapports et des analyses.

Facturation : Assurer la suppléance de l'équipe chargée de la facturation et de la facturation électronique ; être coresponsable de l'enregistrement des comptes et des radiations dans le système comptable, des soumissions et des rejets de facturation électronique, ainsi que des réponses aux demandes de renseignements sur la facturation émanant des avocats, des adjoint(e)s juridiques et des clients.

• Capacité à traiter un volume élevé de factures par mois.
• Capacité à exécuter des factures complexes dans les délais impartis.
• Capacité à interagir et à communiquer efficacement avec les avocats, les assistants juridiques, les clients et les fournisseurs de services de facturation électronique.
• Connaître et appliquer les politiques de facturation du cabinet ainsi que les règles relatives à la taxe sur les ventes.
• Rechercher et répondre aux demandes de renseignements concernant les questions et les problèmes de facturation.
• Vérifier l'exactitude des factures et des documents justificatifs, le cas échéant
• Contribuer à la documentation et à l'amélioration des processus et des procédures.
• Facturation pour le bureau de Montréal
• Procéder à des radiations conformément à la politique de l'entreprise
• Ajustements des saisies de temps et des codes de phase/tâche/activité
• Travailler en étroite collaboration avec l'analyste des taux de facturation en ce qui concerne la liste de contrôle, les catégories de clients (CAT), les téléchargements de taux de facturation et la liste de contrôle des lignes directrices et des taux.
• Préparer et distribuer divers rapports sur demande

Facturation électronique - pour les bureaux de Montréal, Londres, New York et Sydney

• Créer de nouveaux formats de factures, au besoin
• Mettre au point des trousses de factures électroniques avec le portail du fournisseur externe
• Fournir un soutien en matière de facturation électronique aux employés des bureaux de Montréal, Londres, New York et Sydney, à leurs clients externes et à leurs fournisseurs
• Ouvrir les dossiers de facturation électronique sur le portail du fournisseur/ client sélectionné, au besoin
• Créer des plans du dossier et établir le lien entre le code d'étape/de tâche pour le fournisseur de facturation électronique
• Télécharger les budgets, les mises à jour sur l'état d'avancement et les sommes à payer à la demande du client
• Produire les factures électroniques payables pour les fournisseurs
• Contribuer à tester les nouveaux rapports, applications et écrans qui s'appliquent à la facturation électronique,
• Produire semestriellement un rapport de comptes clients pour les comptes électroniques et s'assurer que les documents téléchargés sont à jour

Autre

• Participer à divers projets financiers, se concentrer sur l'amélioration continue des processus et participer activement à l'amélioration de l'efficacité du service.

Formation et expérience exigées :

• Diplôme d'études collégiales ou l'équivalent, de préférence en comptabilité, en administration ou en finance
• Trois (3) à cinq (5) ans d'expérience pertinente, de préférence dans un environnement de services professionnels

Qualités requises :

• Habiletés pour la communication, à savoir de solides compétences en rédaction commerciale et la capacité à exprimer efficacement sa pensée
• Bilingue (français et anglais) compte tenu de la clientèle, des mandats et du rayonnement international du cabinet
• Capacité à établir des priorités, grand souci du détail et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
• Bonne connaissance de la suite Office (niveau intermédiaire dans Excel)
• Connaissance de base du logiciel CMS, un atout
• Capacité à travailler dans un environnement dynamique
• Excellentes habiletés interpersonnelles
• Solide éthique de travail et désir d'apprendre et d'évoluer

Remarque : Notre cabinet a mis en place une politique de vaccination contre la COVID-19 qui exige que tous nos membres soient entièrement vaccinés avec un vaccin contre la COVID-19 approuvé par Santé Canada. Nous ne vous demanderons pas de divulguer votre statut vaccinal au cours de l'entrevue. Si un emploi vous est proposé, vous trouverez dans votre offre d'emploi une clause de vaccination qui stipule qu'avant de commencer à travailler pour le cabinet, vous devez être entièrement vacciné contre la COVID-19 et fournir la preuve de vaccination contre la COVID-19 approuvée par Santé Canada. Le cabinet fera des efforts d'accommodement raisonnables si vous ne pouvez pas être vacciné pour des raisons médicales, religieuses ou autres, dans la mesure où cela est permis par les lois sur les droits de la personne applicables.

English

Why Choose Stikeman Elliott

• Recognized as one of Canada's Best Employers since 2009
• Enticing compensation package and annual review
• Comprehensive employee benefits and perks including:
  • Health & Wellness Spending Accounts
  • Matching RRSP contributions
  • Access to telemedicine available 24/7
  • Continuing education program
• Supportive and inclusive work environment
• Well-appointed office spaces with a carefully designed layout that maximizes natural light and offers views of downtown Montréal
• Hybrid work environment and office accessible by metro, bus and train

Job description: The incumbent will be co-responsible for the collection of client accounts and posting of billing transactions.

Immediate report: This position reports to the Director of Finance

Key responsibilities:

Collections: Key liaison between stakeholders and clients with goal of aiding collection and resolving issues

• Analyze accounts receivable reports on a monthly basis, send to lawyers and discuss individualized action plans
• Discuss collection progress and potential risks with the Director of Finance on a monthly basis proposing solutions that suit clients' profiles
• Follow up with clients on payments of their past due invoices as well as answer all inquiries
• Provide stakeholders with reports as requested including Time, WIP, Trust Funds and Cash reports
• Coordinate internally with e-billing, billing, payment processing teams, as well as legal and billing assistants to resolve clients' billing issues
• Establish and maintain strong working relationships and play a vital facilitator role between the different stakeholders
• Create, interpret, and present reports and analysis

Billing: Act as backup for Billing & E-billing team; co-responsible for posting accounts and write offs in the accounting system, electronic e-billing submissions and rejections, and for responding to billing inquiries from Lawyers, Legal Administrative Assistants and Clients.

• Ability to handle a high volume of bills per month
• Ability to execute complex bills in a timely manner
• Ability to effectively interact and communicate with lawyers, Legal Assistants, Clients and e-billing vendors
• Is familiar with and applies Firm billing policies as well as sales tax rules
• Research and respond to inquiries regarding billing issues and problems
• Verify accuracy of bills and supporting documentation as required
• Assists in documenting and refining processes and procedures

Billing for the Montréal office

• Process write-offs following Firm policy
• Adjustments to Time Entries and phase/task/activity codes
• Works closely with Billing Rate Analyst with respect to the Monitor List, Client Categories (CAT), billing rate uploads and Guideline/Rate Checklist
• Prepares and distributes various reports upon request

E-billing - Montréal, New York, and London offices

• Create new billing formats as needed
• Sets up e-bill kits with external vendor portal
• Provides primary e-billing support to employees of the Montréal, New York and London offices, external clients and their 3rd party vendors
• Open e-bill matters on select client vendor portal when required
• Create matter plans and link phase/task codes for e-bill vendor
• Upload budgets, status updates and accruals at the request of the client
• Prepares e-billing payables for third party vendors
• Assists with testing new e-billing applications, reports and screens as it applies to e-billing
• Semi- annually run A/R report of e-billed accounts outstanding and ensure uploads are up to date

Other:

• Assist on various finance projects, focus on ongoing process improvement, and actively participate to improve department efficiency

Education and experience requirements:

• College degree or equivalent, preferably in accounting, administration or finance
• 3 to 5 years of relevant experience, preferably in a professional service environment

Qualifications:

• Communication skills require strong business writing skills and the ability to effectively articulate with discussions
• Fluency in French and English, given the firm's clientele, mandates, and international scope of the firm
• Ability to set priorities, strong attention to detail and ability to multi-task/prioritize
• Good knowledge of the Office suite (intermediate level with Excel)
• Basic knowledge of CMS software, an asset
• Ability to work in a fast-paced environment
• Excellent interpersonal skills
• Strong work ethic and eager to learn

Note: Our firm has a COVID-19 Vaccination Policy which requires all firm members to be fully vaccinated with a Health Canada approved COVID-19 vaccine. You will not be asked to disclose your vaccination status during the interview process. If you are offered employment, you will find a vaccination clause in your offer of employment providing that prior to commencing any employment with the Firm, you must be fully vaccinated for COVID-19 and provide proof of a Health Canada approved COVID-19 vaccination. The Firm will make reasonable accommodation efforts if you cannot be vaccinated due to medical, religious, or other grounds to the extent protected by applicable human rights legislation.